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「履歴書はメールで送ってください」と言われたとき、何をどう添付して、件名や本文に何を書けばよいのか。この記事では、履歴書をメールで送るときのファイルの作り方（PDF・ファイル名・パスワード）から、件名・本文・署名の書き方、そのままコピーして使える例文、送るタイミング、返信のマナーまでを一通りまとめました。

ステップ1：送る前に履歴書のファイルを整える

ファイル形式はPDFにする

履歴書のメール添付はPDFが基本です。理由は3つあります。

形式	評価	理由
PDF	◎	どの環境で開いても崩れない。編集されない。スマホでも閲覧できる
Word / Excel	△	相手のバージョンやフォントでレイアウトが崩れる。誤って編集される
写真・スキャン画像（JPEG等）	×	文字が読みにくく、容量も大きい。「手抜き」と受け取られやすい

企業から「Word形式で提出」など指定がある場合はそれに従います。指定がなければPDFです。

WordやExcelで作った履歴書をPDFにする方法

• Word：「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイルの種類で「PDF」を選ぶ（または「エクスポート」→「PDF/XPS の作成」）
• Excel：「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPS の作成」。印刷範囲が1ページに収まっているか、プレビューで確認してから保存
• Googleドキュメント／スプレッドシート：「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF」
• スマホ：Word・Excelアプリの共有メニューから「PDFとして送信」を選べます

変換後は必ず一度PDFを開き、2ページ目にはみ出していないか・文字化けしていないかを確認してください。

なお、履歴書メーカーのように最初からPDFで出力できるツールで作れば、変換作業もレイアウト崩れの確認も不要です。無料でPDFをダウンロードできます。

ファイル名は「誰の・何の書類か」が分かるように

採用担当者は多数の応募者からファイルを受け取ります。「履歴書.pdf」「無題.pdf」では管理できず、印象も下がります。

ファイル名	評価
履歴書_山田花子_20260901.pdf	◎ 書類名・氏名・日付
履歴書（山田花子）.pdf	○ 氏名が入っていればOK
履歴書.pdf	× 誰のものか分からない
rirekisho_final_v3.pdf	× 使い回し・下書き感が出る

職務経歴書も同じルールで「職務経歴書_山田花子_20260901.pdf」とします。企業からファイル名の指定があれば、それに正確に合わせてください。

証明写真はデータで貼り付ける

パソコンで作成した履歴書の写真欄には、証明写真の画像データを貼り付けます。スマホ撮影の自撮りや、紙の写真を撮影したものは避け、証明写真機やスタジオのデータ（JPEG）を使います。写真データをもらえない場合は、紙の写真をスキャンして貼ります。

履歴書と職務経歴書は別ファイルにする

複数の書類を送るときは、1書類＝1ファイルにします。1つのPDFにまとめると、担当者が履歴書だけ印刷したいときに手間がかかります。添付の順番は「履歴書 → 職務経歴書 → その他（ポートフォリオ等）」で、本文にも同じ順番で添付内容を書いておくと親切です。

ステップ2：パスワードをかけるべきか

以前は「PDFをzipで圧縮してパスワードをかけ、パスワードは別メールで送る」のが定番でした。しかし、この方法（いわゆるPPAP）はセキュリティ上の効果が薄く、パスワード付きzipを受信拒否する企業が増えています。判断の目安は次の通りです。

状況	対応
企業から「パスワードを設定して」と指示がある	かける。本文とは別メールで通知
企業から「パスワードは不要」「zipは不可」と指示がある	かけない
指示がない（一般的な転職・就職応募）	かけなくてよい。気になるならPDF自体にパスワードを設定（zipにはしない）
応募フォームや採用管理システムでアップロード	かけない（システム側で保護される）
ファイルが大きい・複数ある	zipではなくクラウド共有（後述）を検討

パスワードをかける場合は、PDFファイル自体にパスワードを設定する方法が無難です（Wordなら「名前を付けて保存」→「PDF」→「オプション」→「ドキュメントをパスワードで暗号化」、Acrobatなら「保護」から設定）。zip圧縮は、迷惑メール判定や受信拒否の原因になります。

パスワードを別メールで通知する例文

容量が大きいときはクラウド共有

添付ファイルの合計が2〜3MBを超える場合は、メールが届かないことがあります。ポートフォリオなどで大きくなるときは、Googleドライブ・Dropboxなどの共有リンクを本文に貼り、閲覧期限やダウンロード方法を添えます。履歴書と職務経歴書だけなら、通常は添付で問題ありません。

ステップ3：メールの件名・本文・署名の書き方

件名：用件＋氏名で、一目で分かるように

採用担当者の受信箱には多くのメールが届きます。件名だけで「誰からの・何のメールか」が分かるようにします。

件名	評価
営業職応募の件／履歴書送付（山田花子）	◎
【履歴書送付】山田花子	○ 短くてもよい
Re: 応募書類ご提出のお願い	◎ 企業からのメールに返信する場合はそのまま
履歴書	× 誰か分からない
（件名なし）	× 迷惑メールに分類されやすい

企業からのメールに返信する場合は、件名を書き換えず「Re:」を残します。担当者がやり取りを追いやすくなります。

宛名：会社名・部署・担当者名を正式名称で

株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

• 会社名は「（株）」と略さず正式名称で
• 担当者名が分かっていれば「人事部 田中様」。分からなければ「採用ご担当者様」
• 「御中」と「様」は併用しない（× 人事部御中 田中様）

あいさつと名乗り

初めて送る場合は「はじめてご連絡いたします」「お世話になります」、返信の場合は「お世話になっております」。続けて氏名を名乗ります。

本文：用件は3〜5行で簡潔に

書くことは「何に応募したか」「何を添付したか」「確認のお願い」の3点です。志望動機や自己PRを本文に長々と書く必要はありません。それらは履歴書・職務経歴書に書き、本文は添付書類の案内状と考えてください。郵送するときの送付状（添え状）と同じ役割です。

結び

「ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」「面接の機会をいただけますと幸いです」など、1〜2行で締めます。

署名：氏名・住所・電話・メール

本文の最後に、罫線で区切って署名を入れます。会社員の方は会社の署名を使わず、個人の連絡先だけを書きます。

――――――――――――――――
山田 花子（やまだ はなこ）
〒160-0022 東京都新宿区新宿1-2-3
TEL：090-0000-0000
Mail：hanako.yamada@example.com
――――――――――――――――

そのまま使えるメール例文

例文1：応募時に自分から履歴書を送る場合

例文2：企業から「履歴書を送ってください」と依頼されたとき（返信）

返信の場合は、企業からのメール本文（引用）を消さずに残しておくと、担当者が経緯を確認しやすくなります。

例文3：提出方法が分からないときに問い合わせる

送るタイミングと送り方のマナー

平日の営業時間内に、締切より早めに

• 送信は平日9〜18時ごろを目安に。深夜や早朝の送信は、生活リズムを疑われる場合があります
• 締切が指定されていれば、締切日の2〜3日前までに。「〇日まで」は当日23時59分ではなく、その日の営業時間内と考えます
• 送信予約機能を使えば、夜に書いても翌朝の営業時間に届けられます

私用のメールアドレスから送る

現職の会社のメールアドレスは使いません。GmailなどのフリーメールでOKですが、アドレスは「氏名＋数字」のような無難なものにします。ニックネームや趣味が入ったアドレスは避けます。

スマホから送ってもよい

スマホからの送信でも問題ありませんが、次の点に注意します。

• 署名の末尾に「iPhoneから送信」などが自動で入る設定を消す
• 本文の改行はパソコンで見たときの読みやすさを意識し、30〜35字程度で改行する
• 添付したPDFをスマホで開いて、中身が正しいことを確認する

送る前に電話は必要？

一般的な応募では不要です。企業から「送付前に連絡を」と指示がある場合や、締切当日に送る場合など、事情があるときだけ一報を入れます。

送ったあと：返信のマナー

• 企業から「受け取りました」という受領メールが来たら、簡潔にお礼を返信します（「ご確認いただきありがとうございます。よろしくお願いいたします」程度でOK）
• 自動返信メールには返信不要です
• 送信後3〜5営業日たっても何の反応もない場合は、迷惑メールに入っていないか確認したうえで、「〇日にお送りした履歴書はお手元に届いておりますでしょうか」と丁寧に確認します
• 送った書類に誤りを見つけたら、放置せずすぐに修正版を再送し、お詫びと「以前のファイルは破棄してください」の一言を添えます

よくあるミス一覧

ミス	正しくは
WordやExcelのまま添付	PDFに変換する（指定がある場合を除く）
履歴書を写真撮影して送る	パソコンで作成しPDF出力。紙しかないならスキャン
ファイル名が「履歴書.pdf」	「履歴書_氏名_日付.pdf」
指示がないのにパスワード付きzipで送る	指示がなければ不要。かけるならPDF自体に設定
パスワードを同じメールに書く	別メールで通知する
件名が「履歴書」だけ、または空欄	「用件＋氏名」
返信のときに件名を書き換える	「Re:」を残す
本文に志望動機を長々と書く	本文は案内状。3〜5行で簡潔に
添付を忘れて送信	添付→本文→宛先の順に作ると忘れにくい
深夜に送信	営業時間内に送る（送信予約を活用）
会社のメールアドレスから送る	私用アドレスから
履歴書と職務経歴書を1つのPDFにまとめる	1書類1ファイル

送信前チェックリスト

• 宛先メールアドレスは企業からの指示どおりか（1文字ずつ確認）
• 件名に用件と氏名が入っているか／返信なら「Re:」を残しているか
• 会社名は正式名称か。担当者名の漢字は合っているか
• 添付ファイルはPDFか。ファイル名に氏名が入っているか
• 添付したPDFを開いて、中身が最新版・自分のものか確認したか
• 本文に書いた添付書類と、実際の添付が一致しているか
• 署名に電話番号とメールアドレスが入っているか
• 誤字脱字がないか（音読すると見つけやすい）
• 送信時刻は営業時間内か

よくある質問

Q. 履歴書をスマホで撮影して送ってもいいですか？
A. 避けてください。文字が読みにくく、容量も大きくなります。パソコンやスマホアプリで作成してPDFで出力するのが基本です。手書きの履歴書を求められている場合のみ、スキャンして送ります。

Q. パスワードをかけていない履歴書をメールで送っても大丈夫ですか？
A. 企業からの指示がなければ問題ありません。近年はパスワード付きzipを受け付けない企業も多いため、指示がない限りかけない方が安全です。心配な場合はPDF自体にパスワードを設定し、別メールで通知します。

Q. 履歴書と職務経歴書は1つのファイルにまとめたほうがいいですか？
A. 別ファイルにします。担当者が個別に印刷・保存しやすいためです。本文にも「履歴書（PDF）」「職務経歴書（PDF）」と添付内容を書き添えます。

Q. 企業からの受領メールには返信すべきですか？
A. 担当者が手で書いたメールなら、短くお礼を返信します。「このメールは自動送信です」とあるものには返信不要です。

Q. 送付状（添え状）はメールでも必要ですか？
A. 不要です。メール本文が送付状の役割を果たします。郵送するときは送付状を同封します。

まとめ

• 履歴書はPDFで、ファイル名は「履歴書_氏名_日付」
• パスワードは指示があればかける、なければ不要。かけるなら別メールで通知
• 件名は「用件＋氏名」、返信は「Re:」を残す
• 本文は宛名→あいさつ→用件→結び→署名の5ブロックで簡潔に
• 平日の営業時間内に、締切より余裕をもって送る
• 送信前に宛先・添付・ファイル名を必ず確認

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履歴書の書き方に不安がある方の多くが、最後の最後で迷うのが「封筒」です。履歴書そのものは丁寧に書けても、封筒の宛名や「応募書類在中」の位置、入れる順番でつまずくと、採用担当者の第一印象を落としてしまいます。

この記事では、履歴書を入れる封筒の書き方を、表面・裏面の見本、サイズの選び方、書類の入れ方、郵送と手渡しの違いまで図解で解説します。読み終えたら、そのまま真似して封筒を書けます。

履歴書を封筒に入れる前にチェック！

封筒を書く前に、中に入れる書類側で確認しておくことが3つあります。

1. 履歴書のサイズを確認する

市販の履歴書はB5（開くとB4）とA4（開くとA3）の2種類があります。どちらでも選考に影響はありませんが、職務経歴書はA4で作ることが多いため、履歴書もA4に揃えると封筒選びが楽になります。

パソコンで作成する場合は、A4で印刷できるテンプレートを使うのが確実です。

2. 折り方は「二つ折り」が原則

見開きの履歴書は中央で二つ折りにしてA4（またはB5）の状態にします。それ以上折らずに、角形2号の封筒に入れるのが基本です。

三つ折りにするのは、企業から長形の返信用封筒を指定された場合のみです（折り方は後述の「三つ折りにする場合の折り方と、封筒への入れ方」を参照）。

3. 書類を重ねる順番を決める

封筒に入れる書類は、上から送付状（添え状）→ 履歴書 → 職務経歴書 → そのほかの応募書類の順に重ねます。採用担当者が封を開けたとき、最初に「何が入っているか」を伝える送付状が目に入る順番です。

重ねた書類は透明のクリアファイルに入れてから封筒に入れます。雨濡れや折れを防ぎ、採用側が取り出しやすくなります。送付状の書き方は送付状（添え状）の書き方を参照してください。

封筒の書き方・見本

会社・部署あてに送付する場合

表面

位置	書く内容	ポイント
右上	郵便番号	枠があれば枠内に。なければ「〒100-0005」のように横書き
右側（縦書き）	住所	都道府県から省略せず。ビル名・階数まで書く
中央（大きめ）	会社名	「株式会社」を略さない（×「（株）」）
会社名の左	部署名＋御中	「人事部御中」「採用担当御中」
左下	応募書類在中	赤字で書き、四角で囲む

裏面

位置	書く内容	ポイント
左下	自分の郵便番号・住所・氏名	住所は都道府県から。マンション名・部屋番号まで
左上（任意）	投函日	縦書きなら「令和八年九月一日」のように。履歴書の日付と揃える
継ぎ目	「〆」	のりで封をしてから書く

個人あてに送付する場合

担当者の名前が分かっている場合は、部署名のあとに氏名＋様を書きます。このとき「御中」は付けません。

宛先	書き方
会社宛	株式会社〇〇 御中
部署宛	株式会社〇〇 人事部 御中
担当者名が分かる	株式会社〇〇 人事部 田中太郎 様
担当者名が不明	株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様

「御中」と「様」の併用（×「人事部御中 田中様」）は最も多い間違いです。組織なら御中、人なら様、どちらか一方だけを使います。

「応募書類在中」「履歴書在中」の書き方

• 表面の左下に、赤のペンまたはスタンプで書く
• 定規で四角く囲む
• 履歴書だけを送るなら「履歴書在中」、職務経歴書などを同封するなら「応募書類在中」

白い封筒に赤字で書くとコントラストで目立ち、社内の郵便物の中から採用担当者の手元に届きやすくなります。

縦書きと横書き

縦書きが一般的ですが、横書きでも失礼にはあたりません。横書きにする場合は、左上から「郵便番号 → 住所 → 会社名 → 部署・氏名」の順に書き、「応募書類在中」は左下か右下に置きます。表面と裏面で縦横は揃えます。

封筒の選び方

封筒のサイズは「角形A4号」か「角形2号」

A4の履歴書を折らずに入れられるのは角形A4号（228×312mm）と角形2号（240×332mm）です。クリアファイルごと入れるなら、ひと回り大きい角形2号が余裕があっておすすめです。

市販の履歴書に付属している長形封筒は、A4を三つ折りにしないと入りません。折り目のない状態で読んでもらえる角2を別途用意しましょう。

色は「白」がおすすめ

封筒の色は白・茶・薄い青などがあり、どれを使っても選考に影響はありませんが、おすすめは白です。茶封筒は事務用の郵便物に多く使われるため、白の方がきちんとした印象を与えられます。赤字の「応募書類在中」も白地の方が目立ちます。

ただし白は透けやすいので、厚手のものを選びます。柄入りや窓付き（透明部分のある）封筒は避けてください。

履歴書の郵送＆提出時のマナー

郵送する場合と手渡しする場合の違い

項目	郵送	手渡し（面接に持参）
表面の宛名	書く	書かない（「応募書類在中」だけ）
裏面の住所・氏名	書く	書く
封	のりで閉じて「〆」	のり付けしない（すぐ取り出せるように）
送付状	入れる	不要
切手	貼る	不要

手渡しのときの渡し方

• 面接官に直接渡す：封筒から書類（クリアファイルごと）を取り出し、封筒の上に重ねて、相手が読める向きで両手で渡す
• 受付で渡す：封筒に入れたまま、表面を相手に向けて両手で渡す

三つ折りにする場合の折り方と、封筒への入れ方

企業から長形の封筒を指定された場合のみ、三つ折りにします。氏名と写真がすぐ見えるよう外三つ折りにするのがポイントです。

1. 二つ折りにしたA4の履歴書を、氏名・写真のある面を上にして置き、3等分の位置に折り線をつける（A4なら約99mm、B5なら約86mm）
2. 下から1/3を上に折り上げる
3. 上から1/3を後ろへ折る。裏返すと、氏名・写真の面が外側に出た状態になる（これが「外三つ折り」）

※上1/3を手前にかぶせると氏名の面が内側に隠れてしまう（内三つ折り）ので注意してください。

定規を当てて折ると、まっすぐきれいに折れます。

封筒に入れるときは、書き出し（氏名・写真）が上、封筒の表側と履歴書の表側が同じ向きになるようにします。取り出してすぐ氏名が読める向きです。

「〆」マークで封をする

書類を入れたら、のりでしっかり封をして、継ぎ目の中央に「〆」を書きます。「〆」は「締め」を表す封字で、きちんと封をしたという印です。「封」や「緘」でも構いませんが、「×」は不可です。

• セロハンテープ・ホチキスは不可。のり（またはスティックのり・両面テープ）で閉じる
• 手渡しの場合は封をしない（「〆」も書かない）

切手を貼って送る

切手代は重さで決まる。郵便局の窓口が確実

角形2号の封筒は定形外郵便（規格内）の扱いになり、料金は重さで決まります。履歴書・職務経歴書・送付状にクリアファイルを加えると、一般的に50g〜100gの帯に収まります。

郵便料金は改定されることがあるため、郵便局の窓口で計量して出すか、日本郵便の料金表で最新の金額を確認してください。料金不足で返送されると、締切に間に合わなくなります。

• 切手は封筒表面の左上にまっすぐ貼る。複数枚なら縦に並べる
• 締切がある場合は必着日の2〜3日前に投函。急ぐなら速達
• 追跡したい場合はレターパックライトでも可
• 書留は避けた方が無難（受け取りに押印・署名が必要で、相手の手間になる）
• メール便・宅配便は不可（履歴書は「信書」にあたる）

郵送の手順全体と締切の逆算は履歴書を郵送するときのマナーで解説しています。

よくあるミス一覧

ミス	正しくは
「（株）△△」と略す	「株式会社△△」と正式名称で
「人事部御中 田中様」	「人事部 田中様」（御中と様は併用しない）
「応募書類在中」を黒で書く	赤で書き、四角で囲む
履歴書を三つ折りにして長3で送る	指定がなければ角2で折らずに
セロハンテープで封をする	のりで封をして「〆」
手渡し用の封筒に宛名を書く・のり付けする	手渡しは宛名なし・のり付けなし
切手を貼らずに投函／料金不足	窓口で計量して出す
履歴書の日付と封筒の日付がずれる	投函日で揃える

よくある質問

Q. 封筒は手書きとパソコン印刷のどちらがよいですか？
A. どちらでも構いません。手書きなら黒のボールペンか筆ペンで丁寧に。宛名ラベルの印刷も問題ありません。

Q. 茶封筒しかない場合は？
A. 無地の茶封筒なら失礼にはあたりません。ただし「応募書類在中」の赤字が目立つ白が推奨です。

Q. 履歴書だけ送るときも送付状は必要ですか？
A. 郵送なら履歴書1枚でも送付状を付けるのが丁寧です。手渡しなら不要です。

Q. 履歴書在中と応募書類在中はどちらを書けばよいですか？
A. 履歴書のみなら「履歴書在中」、職務経歴書などを同封するなら「応募書類在中」。どちらでも失礼にはなりません。

Q. 封筒に自分のメールアドレスや電話番号は書きますか？
A. 不要です。連絡先は履歴書と送付状に書きます。

Q. 速達や書留で送った方が丁寧ですか？
A. 締切が迫っているなら速達は有効です。書留は受け取りに押印が必要で相手の手間になるため、通常は使いません。追跡したいならレターパックライトが無難です。

まとめ

• 角2（または角A4）・白・無地の封筒を用意する
• 表面は正式名称＋「御中」または「〇〇様」、左下に赤で「応募書類在中」
• 裏面は左下に自分の住所・氏名、のりで封をして「〆」
• 上から送付状→履歴書→職務経歴書の順、クリアファイルに入れる
• 手渡しは宛名なし・のり付けなし

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