履歴書のWeb応募はPDFで提出する【スマホでの作り方・ファイル名・送り方】

求人サイトの応募フォームに「履歴書（PDF）を添付してください」とある。手元にはスマホしかない。それでも、スマホで作った履歴書をPDFで保存して添付すれば応募できます。手書きの履歴書を写真に撮って送るのは避けてください。

PDFの作り方は3通りあります。スマホのブラウザで作ってそのまま保存する、WordやExcelから変換する、手書きをスキャンする。順に手順を書いたうえで、履歴書メーカーで実際に出された履歴書PDF2,294回の集計から、みんながどう出しているかも見ていきます。

Web応募でPDFを指定される理由

採用担当者の側に立つと分かります。応募書類は、受け取ったあとに面接官へ転送され、印刷され、選考が終わるまで保管されます。Wordだと開く端末によって行がずれ、写真が動き、フォントが変わる。PDFならどの端末でも同じ見た目で開け、印刷してもずれません。

もう1つは応募管理の都合です。求人サイトやハローワークの求職者マイページは、添付できる形式をPDFや画像に限っていることがあります。

写真で撮った履歴書を送る人もいます。読む側は斜めに写った紙を拡大しながら読み、印刷すれば文字がつぶれます。「PDFで」と書かれていたら、PDFの形式で出す。画像のまま送ると、指定を読んでいないと受け取られます。

履歴書メーカーで出された履歴書PDF2,294回で分かったこと

履歴書メーカーでは、入力した履歴書をブラウザ上でそのままPDFにできます。2026年9月28日から10月24日までの4週間に、履歴書のPDFは2,294回、794台の端末から出されました。個人が分からない形で、回数と間隔を数えています。

目についたのは、半数の人が2回以上PDFを出していることです。5回以上の人も17%いました。出し直しの間隔は中央値で83秒。10分以内に出し直した人が88%です。一度PDFを開いて誤字や行のずれに気づき、直してすぐ出し直している、と私は読んでいます。

PDF出力画面で本文をタップして、その場で直した人も32%いました。応募前にPDFを一度開いて読み返す作業は、省かないほうがいいと私は思っています。

写真については、履歴書PDFを出した端末の63%が証明写真の画像を取り込んでいました。残りの37%は写真なしで出しています。写真欄が空のまま送っていいかは、後の「写真はデータで貼る」で書きます。

履歴書PDFの作り方

スマホだけで作る

パソコンもプリンターもないなら、ブラウザで入力してPDFにするのが一番早いです。履歴書メーカーでは、氏名から志望動機まで入力したら、右上の「PDF出力画面」を押します。

PDF出力画面では、できあがりの履歴書がそのまま表示されます。ここで誤字や行のずれを見てから、「PDFをダウンロード」を押してください。

保存されたファイルの名前は、自動で「氏名_履歴書_日付.pdf」になります。たとえば2026年10月24日に山田花子さんが出すと「山田 花子_履歴書_20261024.pdf」です。あとで名前を変える手間はありません。PDFができるまでの時間は中央値で0.3秒。96%が3秒以内に終わっていました。

iPhoneなら保存先は「ファイル」アプリの「ダウンロード」フォルダ、Androidなら「ダウンロード」フォルダか「Files」アプリです。応募フォームで添付するとき、この場所から選びます。

WordやExcelで作った履歴書のPDF化

ハローワークの履歴書様式例や、会社から渡されたExcelの様式で作った場合は、保存のときに形式を変えます。

1. 「ファイル」から「名前を付けて保存」を開きます。
2. ファイルの種類で「PDF」を選びます。Macなら「プリント」から「PDFとして保存」です。
3. 保存したPDFを一度開いて、2ページに分かれていないか、写真が入っているかを見ます。

ExcelのPDF化で多いのが、印刷範囲の設定が原因で右端の列が次のページに送られる失敗です。「ページレイアウト」で「シートを1ページに印刷」にしてから保存すると収まります。

スマホのWordアプリやExcelアプリにも「PDFとして書き出す」があります。ただ、写真の位置がずれやすい。パソコンがあるならパソコンで保存してください。

手書きの履歴書のスキャン

手書きで書いた履歴書しかないときは、コンビニの複合機かスマホのスキャンアプリでPDFにします。

コンビニなら、複合機の「スキャン」でPDFを選び、USBメモリに保存するかスマホに送ります。料金は1枚30円前後です（2026年10月時点。店舗で確認してください）。印刷と逆の手順なので、コンビニで履歴書を印刷する方法の記事も合わせて読んでください。

スマホのスキャンアプリで撮るときは、紙を机に置き、真上から撮ります。斜めから撮ると台形に歪み、影が入ります。紙より濃い色の机に置くと、アプリが紙の輪郭を見つけやすい。

ただ、手書きをスキャンするくらいなら、最初からパソコンかスマホで作ったほうが早いです。手書きとパソコンのどちらにするかで迷っているなら、履歴書は手書きとパソコンのどちらがいいかにまとめてあります。

PDFのファイル名の付け方

ファイル名に決まりはありません。それでも「履歴書.pdf」のまま送るのはやめてください。採用担当者のパソコンには、同じ名前の履歴書がいくつも届きます。

書類の種類、氏名、日付の3つを入れます。順番は会社の指定があればそれに従い、なければ次の形です。

職務経歴書を一緒に送るなら、別ファイルにして同じ形で名前を付けます。

日付は「20261024」のように、西暦8桁で区切りを入れません。記号を入れると、応募管理システムによっては文字化けすることがあります。

付け方	判断
履歴書_山田花子_20261024.pdf	一番分かりやすい形
山田花子_履歴書_20261024.pdf	氏名が先でも問題ない
履歴書.pdf	誰のものか分からない
rirekisho_final2.pdf	作り直した跡が見える
履歴書（2026.10.24）.pdf	記号が化けることがある

「氏名_履歴書_日付」のように氏名を先にする派もいます。私はどちらでも通ると思っています。ただ、会社から「履歴書_氏名」と指定されたら、必ずその順番にしてください。

履歴書メーカーで保存したファイルは、氏名と「履歴書」と日付が自動で入ります。応募先の指定と順番が違うときだけ、ファイルアプリで名前を変えてください。

写真はデータで貼る

Web応募の履歴書には、写真もデータで貼ります。紙に貼った写真をスキャンするより、写真データを履歴書に取り込んでからPDFにしたほうがきれいに出ます。

写真のサイズは縦4cm×横3cmが基本です。新潟労働局の案内では、データにするなら縦560×横420ピクセルか、縦600×横450ピクセルが勧められています（ハローワークの求人に履歴書をデータ送信して応募する方法）。

スマホで撮った写真は何千ピクセルもあるので、履歴書に貼るときに縮小されます。元の写真が大きい分には困りません。

履歴書メーカーでは、基本情報の画面で写真を選ぶと、自動で写真欄のサイズに収まります。JPEGでもPNGでも構いません。

「写真は面接時に持参」「写真不要」と書かれていれば、空欄で送って構いません。何も書かれていないなら貼ります。撮り方と服装、スマホで撮るときの注意は履歴書の写真の記事に詳しく書いています。

できあがったPDFの確認のしかた

送る前にPDFを一度開きます。見る場所は4つ。

• ページ数。JIS規格の履歴書は2ページです。3ページ目に「以上」だけが送られていないか
• 写真。写真欄に収まっているか。枠からはみ出していないか
• 文字化け。「〇」「〜」「髙」などの文字が四角になっていないか
• 容量。2MB以下か。写真が重いとPDFも重くなります

履歴書メーカーで出した1ページ目が、下の画像です。氏名、生年月日、住所、学歴・職歴が1ページに収まり、2ページ目に免許・資格と志望動機が入ります。

容量が大きいときは、写真を小さくしてから作り直します。PDFを圧縮するアプリもありますが、写真が粗くなるので私は勧めていません。元の写真を縮める方が確実です。

応募フォームにアップロードする手順

求人サイトの応募フォームには、「ファイルを選択」や「履歴書を添付」のボタンがあります。

1. ボタンを押すと、ファイルの選択画面が開きます。iPhoneは「ファイルを選択」から「ファイル」アプリの「ダウンロード」を開きます。Androidは「ファイル」か「Files」から「ダウンロード」です。
2. 「履歴書_氏名_日付.pdf」を選びます。
3. ボタンの横にファイル名が出たら添付できています。ファイル名が出ないときは、添付できていません。
4. 送信前に、添付したファイル名をもう一度見ます。職務経歴書と取り違える人が意外と多い。

容量の上限は応募フォームごとに違い、2MBや5MBなどで、超えると「ファイルサイズが大きすぎます」と止まります。履歴書メーカーで出したPDFは、この記事の見本で58KB（写真なし）。写真を入れても1MBには届きません。

ハローワークの求人にWebから応募するときは、ハローワークインターネットサービスの求職者マイページから履歴書データを添付します。志望動機を入力し、プルダウンで「履歴書」を選んでアップロードする流れです。

ただし、マイページから書類を添付できるかは求人ごとに設定が違います（ハローワーク立川の案内）。添付できない求人は、郵送かメールで送ります。郵送の場合の封筒や送付状は履歴書を郵送するときのマナーにまとめてあります。

メールで送るとき・パスワードを求められたとき

応募フォームではなく「メールで送ってください」と言われることもあります。件名は「履歴書送付の件／氏名」のように用件と名前を入れ、本文は短く、PDFを添付します。

宛名の書き方、署名、企業から依頼されて返信する場合の例文は、履歴書のメールでの送り方に3本載せています。

パスワードは、会社から求められたときだけかけます。指定なしでパスワード付きのzipを送ると、相手の環境で開けないことがあり、かえって手間をかけます。かけ方と、パスワードを別のメールで伝える文面も、同じ記事にあります。

Web応募のPDFでよくある失敗

• 手書きをスマホで撮って送る。斜めに写り、影が入り、印刷するとつぶれます。読む側が一番困る形です
• Wordのまま添付する。開く端末で行がずれます。「PDFで」と書かれていなくても、PDFにしてから送るほうが安全です
• ファイル名が「履歴書.pdf」のまま。誰のものか分からず、他の応募者のファイルと混ざります
• PDFが3ページになっている。Excelの印刷範囲が原因で、最後の数行だけ次のページに送られています。1ページに収める設定にしてから保存します
• 写真欄が空白のまま。「写真不要」の指示がなければ貼ります。空のまま送ると、書き忘れに見えます
• 古い日付のPDFを送る。作り直したのに、前の日付のファイルを添付する人がいます。送る前にファイル名の日付を見てください
• 添付し忘れる。ファイル名が画面に出ているかを送信前に見ます。出ていなければ添付できていません

最後の2つは、PDFを出し直した人ほど起きやすい失敗です。集計では半数の人が2回以上出していました。古い方を消しておくと間違えません。

よくある質問

Q. 履歴書をスマホで撮った写真をPDFにして送ってもいいですか？
A. 避けてください。撮影した画像をPDFに変換しても、斜めや影はそのままです。手書きしかないならコンビニの複合機でスキャンするか、履歴書メーカーのようにスマホのブラウザで入力してPDFにしたほうがきれいに仕上がります。

Q. 履歴書のPDFのファイル名に日付は必要ですか？
A. 必須ではありませんが、入れたほうが親切です。採用担当者が同じ人から複数回受け取ったとき、どれが最新か分かります。自分も、作り直したあとに古い方を送る失敗を防げます。

Q. 履歴書と職務経歴書は1つのPDFにまとめますか？
A. 別々のPDFにします。応募フォームに添付欄が1つしかない場合だけ、1つにまとめるか、会社に聞いてください。職務経歴書の中身との分け方は履歴書と職務経歴書の違いに書いています。

Q. PDFにパスワードをかけたほうがいいですか？
A. 会社から求められていなければ、かけなくて構いません。指定なしでzipに暗号化すると、相手の環境で開けないこともあります。求められたときの手順は履歴書のメールでの送り方にあります。

Q. アルバイトのWeb応募でも履歴書はPDFですか？
A. 応募フォームに添付欄があればPDFで出します。欄がなければ、面接に持参する形が多いです。アルバイト向けの欄が少ない様式はアルバイト・パート用のテンプレートから作れます。

まとめ

Web応募の履歴書は、PDFで作り、「履歴書_氏名_日付.pdf」の名前を付け、写真をデータで貼ってから添付します。スマホしかなくても、ブラウザで入力してPDFにすれば終わります。

実際に出された2,294回を見ると、半数の人が一度出したPDFを開いて直し、出し直していました。送る前にPDFを一度開く。ページ数と写真と日付を見る。それだけで、形式が原因で落とされることはなくなります。

履歴書の各欄の書き方は履歴書の書き方ガイドにまとめています。