履歴書のメールでの送り方【件名・本文の例文／PDF・ファイル名・パスワードのマナー】

「履歴書はメールで送ってください」と言われたとき、何をどう添付して、件名や本文に何を書けばよいのか。この記事では、履歴書をメールで送るときのファイルの作り方（PDF・ファイル名・パスワード）から、件名・本文・署名の書き方、そのままコピーして使える例文、送るタイミング、返信のマナーまでを一通りまとめました。

ステップ1：送る前に履歴書のファイルを整える

ファイル形式はPDFにする

履歴書のメール添付はPDFが基本です。理由は3つあります。

形式	評価	理由
PDF	◎	どの環境で開いても崩れない。編集されない。スマホでも閲覧できる
Word / Excel	△	相手のバージョンやフォントでレイアウトが崩れる。誤って編集される
写真・スキャン画像（JPEG等）	×	文字が読みにくく、容量も大きい。「手抜き」と受け取られやすい

企業から「Word形式で提出」など指定がある場合はそれに従います。指定がなければPDFです。

WordやExcelで作った履歴書をPDFにする方法

• Word：「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイルの種類で「PDF」を選ぶ（または「エクスポート」→「PDF/XPS の作成」）
• Excel：「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPS の作成」。印刷範囲が1ページに収まっているか、プレビューで確認してから保存
• Googleドキュメント／スプレッドシート：「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF」
• スマホ：Word・Excelアプリの共有メニューから「PDFとして送信」を選べます

変換後は必ず一度PDFを開き、2ページ目にはみ出していないか・文字化けしていないかを確認してください。

なお、履歴書メーカーのように最初からPDFで出力できるツールで作れば、変換作業もレイアウト崩れの確認も不要です。無料でPDFをダウンロードできます。

ファイル名は「誰の・何の書類か」が分かるように

採用担当者は多数の応募者からファイルを受け取ります。「履歴書.pdf」「無題.pdf」では管理できず、印象も下がります。

ファイル名	評価
履歴書_山田花子_20260901.pdf	◎ 書類名・氏名・日付
履歴書（山田花子）.pdf	○ 氏名が入っていればOK
履歴書.pdf	× 誰のものか分からない
rirekisho_final_v3.pdf	× 使い回し・下書き感が出る

職務経歴書も同じルールで「職務経歴書_山田花子_20260901.pdf」とします。企業からファイル名の指定があれば、それに正確に合わせてください。

証明写真はデータで貼り付ける

パソコンで作成した履歴書の写真欄には、証明写真の画像データを貼り付けます。スマホ撮影の自撮りや、紙の写真を撮影したものは避け、証明写真機やスタジオのデータ（JPEG）を使います。写真データをもらえない場合は、紙の写真をスキャンして貼ります。

履歴書と職務経歴書は別ファイルにする

複数の書類を送るときは、1書類＝1ファイルにします。1つのPDFにまとめると、担当者が履歴書だけ印刷したいときに手間がかかります。添付の順番は「履歴書 → 職務経歴書 → その他（ポートフォリオ等）」で、本文にも同じ順番で添付内容を書いておくと親切です。

ステップ2：パスワードをかけるべきか

以前は「PDFをzipで圧縮してパスワードをかけ、パスワードは別メールで送る」のが定番でした。しかし、この方法（いわゆるPPAP）はセキュリティ上の効果が薄く、パスワード付きzipを受信拒否する企業が増えています。判断の目安は次の通りです。

状況	対応
企業から「パスワードを設定して」と指示がある	かける。本文とは別メールで通知
企業から「パスワードは不要」「zipは不可」と指示がある	かけない
指示がない（一般的な転職・就職応募）	かけなくてよい。気になるならPDF自体にパスワードを設定（zipにはしない）
応募フォームや採用管理システムでアップロード	かけない（システム側で保護される）
ファイルが大きい・複数ある	zipではなくクラウド共有（後述）を検討

パスワードをかける場合は、PDFファイル自体にパスワードを設定する方法が無難です（Wordなら「名前を付けて保存」→「PDF」→「オプション」→「ドキュメントをパスワードで暗号化」、Acrobatなら「保護」から設定）。zip圧縮は、迷惑メール判定や受信拒否の原因になります。

パスワードを別メールで通知する例文

容量が大きいときはクラウド共有

添付ファイルの合計が2〜3MBを超える場合は、メールが届かないことがあります。ポートフォリオなどで大きくなるときは、Googleドライブ・Dropboxなどの共有リンクを本文に貼り、閲覧期限やダウンロード方法を添えます。履歴書と職務経歴書だけなら、通常は添付で問題ありません。

ステップ3：メールの件名・本文・署名の書き方

件名：用件＋氏名で、一目で分かるように

採用担当者の受信箱には多くのメールが届きます。件名だけで「誰からの・何のメールか」が分かるようにします。

件名	評価
営業職応募の件／履歴書送付（山田花子）	◎
【履歴書送付】山田花子	○ 短くてもよい
Re: 応募書類ご提出のお願い	◎ 企業からのメールに返信する場合はそのまま
履歴書	× 誰か分からない
（件名なし）	× 迷惑メールに分類されやすい

企業からのメールに返信する場合は、件名を書き換えず「Re:」を残します。担当者がやり取りを追いやすくなります。

宛名：会社名・部署・担当者名を正式名称で

株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

• 会社名は「（株）」と略さず正式名称で
• 担当者名が分かっていれば「人事部 田中様」。分からなければ「採用ご担当者様」
• 「御中」と「様」は併用しない（× 人事部御中 田中様）

あいさつと名乗り

初めて送る場合は「はじめてご連絡いたします」「お世話になります」、返信の場合は「お世話になっております」。続けて氏名を名乗ります。

本文：用件は3〜5行で簡潔に

書くことは「何に応募したか」「何を添付したか」「確認のお願い」の3点です。志望動機や自己PRを本文に長々と書く必要はありません。それらは履歴書・職務経歴書に書き、本文は添付書類の案内状と考えてください。郵送するときの送付状（添え状）と同じ役割です。

結び

「ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」「面接の機会をいただけますと幸いです」など、1〜2行で締めます。

署名：氏名・住所・電話・メール

本文の最後に、罫線で区切って署名を入れます。会社員の方は会社の署名を使わず、個人の連絡先だけを書きます。

――――――――――――――――
山田 花子（やまだ はなこ）
〒160-0022 東京都新宿区新宿1-2-3
TEL：090-0000-0000
Mail：hanako.yamada@example.com
――――――――――――――――

そのまま使えるメール例文

例文1：応募時に自分から履歴書を送る場合

例文2：企業から「履歴書を送ってください」と依頼されたとき（返信）

返信の場合は、企業からのメール本文（引用）を消さずに残しておくと、担当者が経緯を確認しやすくなります。

例文3：提出方法が分からないときに問い合わせる

送るタイミングと送り方のマナー

平日の営業時間内に、締切より早めに

• 送信は平日9〜18時ごろを目安に。深夜や早朝の送信は、生活リズムを疑われる場合があります
• 締切が指定されていれば、締切日の2〜3日前までに。「〇日まで」は当日23時59分ではなく、その日の営業時間内と考えます
• 送信予約機能を使えば、夜に書いても翌朝の営業時間に届けられます

私用のメールアドレスから送る

現職の会社のメールアドレスは使いません。GmailなどのフリーメールでOKですが、アドレスは「氏名＋数字」のような無難なものにします。ニックネームや趣味が入ったアドレスは避けます。

スマホから送ってもよい

スマホからの送信でも問題ありませんが、次の点に注意します。

• 署名の末尾に「iPhoneから送信」などが自動で入る設定を消す
• 本文の改行はパソコンで見たときの読みやすさを意識し、30〜35字程度で改行する
• 添付したPDFをスマホで開いて、中身が正しいことを確認する

送る前に電話は必要？

一般的な応募では不要です。企業から「送付前に連絡を」と指示がある場合や、締切当日に送る場合など、事情があるときだけ一報を入れます。

送ったあと：返信のマナー

• 企業から「受け取りました」という受領メールが来たら、簡潔にお礼を返信します（「ご確認いただきありがとうございます。よろしくお願いいたします」程度でOK）
• 自動返信メールには返信不要です
• 送信後3〜5営業日たっても何の反応もない場合は、迷惑メールに入っていないか確認したうえで、「〇日にお送りした履歴書はお手元に届いておりますでしょうか」と丁寧に確認します
• 送った書類に誤りを見つけたら、放置せずすぐに修正版を再送し、お詫びと「以前のファイルは破棄してください」の一言を添えます

よくあるミス一覧

ミス	正しくは
WordやExcelのまま添付	PDFに変換する（指定がある場合を除く）
履歴書を写真撮影して送る	パソコンで作成しPDF出力。紙しかないならスキャン
ファイル名が「履歴書.pdf」	「履歴書_氏名_日付.pdf」
指示がないのにパスワード付きzipで送る	指示がなければ不要。かけるならPDF自体に設定
パスワードを同じメールに書く	別メールで通知する
件名が「履歴書」だけ、または空欄	「用件＋氏名」
返信のときに件名を書き換える	「Re:」を残す
本文に志望動機を長々と書く	本文は案内状。3〜5行で簡潔に
添付を忘れて送信	添付→本文→宛先の順に作ると忘れにくい
深夜に送信	営業時間内に送る（送信予約を活用）
会社のメールアドレスから送る	私用アドレスから
履歴書と職務経歴書を1つのPDFにまとめる	1書類1ファイル

送信前チェックリスト

• 宛先メールアドレスは企業からの指示どおりか（1文字ずつ確認）
• 件名に用件と氏名が入っているか／返信なら「Re:」を残しているか
• 会社名は正式名称か。担当者名の漢字は合っているか
• 添付ファイルはPDFか。ファイル名に氏名が入っているか
• 添付したPDFを開いて、中身が最新版・自分のものか確認したか
• 本文に書いた添付書類と、実際の添付が一致しているか
• 署名に電話番号とメールアドレスが入っているか
• 誤字脱字がないか（音読すると見つけやすい）
• 送信時刻は営業時間内か

よくある質問

Q. 履歴書をスマホで撮影して送ってもいいですか？
A. 避けてください。文字が読みにくく、容量も大きくなります。パソコンやスマホアプリで作成してPDFで出力するのが基本です。手書きの履歴書を求められている場合のみ、スキャンして送ります。

Q. パスワードをかけていない履歴書をメールで送っても大丈夫ですか？
A. 企業からの指示がなければ問題ありません。近年はパスワード付きzipを受け付けない企業も多いため、指示がない限りかけない方が安全です。心配な場合はPDF自体にパスワードを設定し、別メールで通知します。

Q. 履歴書と職務経歴書は1つのファイルにまとめたほうがいいですか？
A. 別ファイルにします。担当者が個別に印刷・保存しやすいためです。本文にも「履歴書（PDF）」「職務経歴書（PDF）」と添付内容を書き添えます。

Q. 企業からの受領メールには返信すべきですか？
A. 担当者が手で書いたメールなら、短くお礼を返信します。「このメールは自動送信です」とあるものには返信不要です。

Q. 送付状（添え状）はメールでも必要ですか？
A. 不要です。メール本文が送付状の役割を果たします。郵送するときは送付状を同封します。

まとめ

• 履歴書はPDFで、ファイル名は「履歴書_氏名_日付」
• パスワードは指示があればかける、なければ不要。かけるなら別メールで通知
• 件名は「用件＋氏名」、返信は「Re:」を残す
• 本文は宛名→あいさつ→用件→結び→署名の5ブロックで簡潔に
• 平日の営業時間内に、締切より余裕をもって送る
• 送信前に宛先・添付・ファイル名を必ず確認

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